Thực hiện kế hoạch triển khai phần mềm Eoffice của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Tập đoàn) tại văn bản số 1499/PLX-CNTT ngày 14.11.2017, Công ty Xăng dầu Hà Sơn bình (Công ty) đã bắt đầu triển khai, đưa phần mềm E.office vào sử dụng từ 01.07.2018.
Trang chủ Eoffice người dùng
Sau hơn một năm sử dụng, hệ thống E.office đã mang lại những kết quả rất tích cực như luân chuyển văn bản kịp thời, giảm sử dụng văn bản bằng giấy góp phần tiết kiệm chi phí, hỗ trợ các phòng ban nghiệp vụ Công ty hoàn thành đúng tiến độ hầu hết các công việc ...
Tuy nhiên, bên cạnh các hiệu quả tích cực của hệ thống mang lại, vẫn còn một số vướng mắc trong quá trình sử dụng đối vơi người dùng trực tiếp. Vì vậy, ban Website Công ty đã phối hợp với phòng Kỹ thuật Công nghệ Công ty tổng hợp các vướng mắc thường gặp khi sử dụng Eoffice Petrolimex và trân trọng gửi tới bạn đọc để biết:
1. Câu hỏi: Làm sao để tìm được văn bản?
- Trả lời: trên thanh menu công cụ có mục tìm kiếm, khi tìm kiếm văn bản sẽ có nhiều lựa chọn, tốt nhất để tránh thiếu văn bản thì ta nên chọn mục “tùy chọn” đồng thời chọn thời gian bắt đầu và kết thúc (có thể tìm kiếm qua số văn bản, số đến hoặc 1, 2 từ có chứa trong tiêu đề văn bản).
Chọn thời gian cần tìm văn bản
Kết quả khi chọn thời gian tìm kiếm
2. Câu hỏi: Tại sao văn bản mở ra bị trắng không có nội dung?
- Trả lời: Những văn bản mở ra bị trắng là do văn bản đã được gửi đến nhưng bị người chuyển thu hồi lại hoặc xóa khỏi hệ thống. (liên hệ với bên tin học Công ty để xóa khỏi to do list của người dùng)
3. Câu hỏi: Tại sao click (ấn) vào menu tạo hồ sơ cá nhân các văn bản đi không được?
- Trả lời: Để theo dõi các văn bản đi cần quan tâm đầu tiên vào mục hồ sơ cá nhân ở bên trái màn hình chính để tạo tên thư mục chứa những văn bản liên quan cần lưu. Sau đó vào văn bản cần lưu ấn vào mục “chuyển vào HS cá nhân”, chọn thư mục cần lưu và ấn vào “lưu vào hồ sơ”.
B1: chọn hồ sơ cá nhân; B2: tạo mới
Điền thông tin về thư mục hồ sơ
Chuyển vào HS cá nhân
Chọn thư mục cần lưu vào lưu vào hồ sơ
4. Câu hỏi: Làm thế nào để chia sẻ văn bản đến một nhóm người dùng
- Trả lời: Để chia sẻ văn bản đến một nhóm người dùng ta viết tên nhóm không dấu (ví dụ gửi đến các cửa hàng: gõ “cua hang”, ví dụ gửi đến các phòng KTCN: gõ “ky thuat cong nghe”). Trong nhóm gửi có 2 loại nhóm, một là “tên nhóm - manager”, hai là ”tên nhóm”. Trong “tên nhóm - manager” sẽ chỉ có người đứng đầu của nhóm đó (ví dụ: “PLXHSB-QLKT – Phong Ky thuat Cong nghe - Manager” là sẽ gửi đến Trưởng P.KTCN). Trong ”tên nhóm” sẽ bao gồm tất cả các thanh viên trong nhóm ý trừ người đứng đầu nhóm.
Ảnh minh họa
5. Câu hỏi: Tại sao văn bản không được chuyển đến mà vẫn đọc được
- Trả lời: Những văn bản không được chuyển đến mà vẫn đọc được là văn bản đã được 1 người nhận chia sẻ đến (ấn vào văn bản ấn vào mục chia sẻ sẽ thấy người chia sẻ và người được chia sẻ).
Chọn vào mục chia sẻ
Tên những người được chia sẻ văn bản
6. Câu hỏi: sao không xem được lịch tuần trên các thiết bị smart cầm tay?
- Trả lời: ấn chọn chuyển định dạng PC
